I.- SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, (en endavant, la “Llei 2/2023”) FUNDACIÓ D’ANCIANS DE SANT FELIU DE TORELLÓ fa constar que compta amb un Sistema Intern d´Informació, essent-ne la fundació la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.
Amb la finalitat d’enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d’integritat de la mencionada fundació , i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d’accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions laborals en matèria de seguretat i salut, penals o administratives greus o molt greus i contra el dret de la UE, la fundació compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP), qui ha estat nombrada persona responsable del sistema Intern d’Informació (RSIIF).
Les referides informacions poden fer-se arribar per qualsevol dels següents mitjans:
- Correu ordinari a l’adreça: Pujada Rocaprevera, s/n, 08570, Torelló, a l’atenció de la persona RCP/RSIIF.
- Correu electrònic: compliance1@calsavis.cat
- Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSIIF en el termini de set dies.
Les informacions verbals recollides a través reunió presencial amb la persona RCP/RSIIF, hauran de documentar-se d’alguna de les maneres següents, previ consentiment de la persona informant:
- mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) S’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’informarà del tractament de les seves dades d’acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).
- a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la.
(*) Sens perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d’Informació de la fundació compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023:
a).- Permet que les persones a les quals aplica la Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes al seu article 2.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins la fundació, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.
c).- Compta amb un Protocol de sistema Intern d’Informació, d’ús del Canal Intern d’Informació i d’actuació de la persona Responsable de compliment Penal i del Sistema Intern d’Informació, que estableix garanties per la protecció de les persones informants:
- Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
- Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l’article 9 de la Llei 2/2023, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d’Informacions.
- Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
- Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
- Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació de que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona Responsable del Sistema.
- Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.
- Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI de la Llei 2/2023).
- Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS.
FUNDACIÓ D’ANCIANS DE SANT FELIU DE TORELLÓ tractarà, com a responsable del tractament, les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s’escau, el procediment d’investigació corresponent i adoptar les mesures correctores que, en el seu cas, procedeixin.
La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquestes només es tractaran quan resulti estrictament necessari per l’adopció de mesures correctores i/o l’inici del procediment d’investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin, de conformitat amb la legislació vigent, i en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà indispensable, quan sense ells no e puguin complir els objectius i les obligacions que estipula la Llei 2/2023.
Les dades personals podran ser tractades pel personal autoritzat per a aquest fi únicament quan resulti necessari per a la investigació d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de la seguretat i la salut al treball, per l’adopció de mesures correctores o bé per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin.
Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a tercers en cas d’obligació legal, i podran ser comunicades a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competents en el marc de la mencionada investigació.
Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre les dades informades. En cas de que fos oportú adoptar mesures correctores, les dades es conservaran durant tot el temps que duri l’aplicació d’aquestes mesures. Per altra banda, en el supòsit que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el temps que duri el procediment sancionador o penal.
En tot cas, si la decisió sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats no s’adoptés en el termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, a excepció d’aquelles dades que sigui estrictament necessari que es conservin bloquejades per mantenir evidència del funcionament del SII de conformitat amb la Llei 2/2023.
També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estan incloses en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, així om aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament, l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s’hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al correu postal a Pujada Rocaprevera s/n, Torelló (08570) o al correu electrònic rgpd@calsavis.cat En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA.
FUNDACIÓ D’ANCIANS DE SANT FELIU DE TORELLÓ es compromet expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ.
Quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a que hagués estat notificada la incoació del procediment per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que l’hi correspongués sempre que resultin acreditats els extrems mencionats en l’article 40 de la Llei 2/2023.
(*) El Canal Intern d’Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.
(**) Si bé, sempre que sigui possible, el Canal Intern d’Informació serà la via de comunicació preferent, les comunicacions emparades per la Llei 2/2023 podran remetre’s en el seu cas, quan l’objecte i gravetat de la situació així ho requereixi i la persona informant ho cregui oportú, a l‘Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (Oficina Antifrau de Catalunya en l’àmbit de la CA de Catalunya), al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o a l´òrgan o autoritat pertinent segons correspongui.